Om personuppgifter

Boplats Syd AB (”vi”) värnar om din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med att dina personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt. Vi vill därför genom denna personuppgiftspolicy förklara hur vi samlar in och använder dina personuppgifter, vilka rättigheter du har och hur du kan göra dem gällande.

 

Vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen, vem som är vårt dataskyddsombud och hur du kommer i kontakt

Boplats Syd AB, organisationsnummer 556462-1083, med adress Stortorget 8, Lejonetpassagen, 211 34 Malmö, är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för vår verksamhet.

Vad en personuppgift är

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan härledas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter såsom e-post, samt fotografier.

 

Vad en personuppgiftsbehandling är

Behandling av personuppgifter innebär i princip allt man kan göra med personuppgifterna. Det spelar ingen roll om hanteringen sker automatiskt eller manuellt. Exempel på behandlingar är att samla in, registrera, organisera och strukturera, läsa och använda, lagra, och överföra.

 

Varför vi behandlar dina personuppgifter (ändamål) och varför vi får göra det (rättslig grund)

Bostadsförmedling

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna administrera bostadskön samt förmedla bostäder till bostadskön.

Den rättsliga grunden för denna behandling är uppgift av allmänt intresse. Uppgiften av allmänt intresse är kommunal bostadsförmedling enligt lag (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar.

Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till oss. Uppgifterna är dock nödvändiga för ändamålet. Väljer du att inte lämna dina personuppgifter till oss blir följden att du inte kan registrera dig i bostadskön och söka bostäder.

 

Kundtjänst

När du kontaktar vår kundtjänst behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna hjälpa dig med ärenden eller frågor.

Den rättsliga grunden för denna behandling är berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera kundtjänstärenden.

Om kontakten gäller ett kommande, pågående, eller avslutat förmedlingsärende kan det omfattas av behandlingen Bostadsförmedling ovan.

 

Boplats Syds rättsliga förpliktelser

Vi behandlar personuppgifter för ändamålet att kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser gentemot bolagets styrelse, ägare, uppdragsgivare och andra myndigheter. Det inkluderar även revision, tillsyn och budgetarbete.

Den rättsliga grunden för denna behandling är rättslig förpliktelse.

Personuppgifterna behandlas endast i den mån de krävs för att uppfylla ändamålet och avidentifieras därför i så stor utsträckning som möjligt.

 

Direkt marknadsföring och kundundersökningar

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna genomföra marknadsföringsåtgärder och ge relevant information avseende vår uppgift av allmänt intresse (bostadsförmedling). Vi kan även komma att skicka kundundersökningar till dig, där ändamålet är att förbättra utövandet av vår uppgift av allmänt intresse.

Den rättsliga grunden för denna behandling är berättigat intresse.

 

Hur vi har fått dina personuppgifter

De flesta personuppgifterna lämnar du själv till oss vid registrering, i din profil, och vid övrig kontakt med oss.

Vissa personuppgifter, vilka är nödvändiga för ändamålet, hämtar vi in från SPAR (Statens personadressregister), från Skatteverket, och från kreditupplysningsföretag. De kategorier av personuppgifter som vi själva hämtar in är namn, adress och folkbokföringsuppgifter,* kön, civilstånd, finansiella uppgifter (kreditupplysning), nuvarande hushållsstorlek.

Om nuvarande hyresgäst ska visa lägenheten som förmedlas kan vi komma att få kontaktuppgifter till denne. Dessa får vi i sådant fall från hyresvärden.

* Om du saknar svenskt personnummer lämnar du själv namn, adress och födelsedatum vid registrering.

 

Hur dina personuppgifter behandlas av oss

Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Ändamålet sätter ramarna för behandlingen. Det innebär att de insamlade personuppgifterna behandlas bara i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet. Insamlade personuppgifter behandlas inte senare, efter insamlingen, på ett sätt som är oförenligt med ändamålet för vilka de samlades in.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, otillåten behandling, förlust, förstöring, förändring, eller otillåten spridning. Vi arbetar löpande med att säkerställa en god informationssäkerhet.

 

Hur vi hanterar personnummer

Vi behandlar bara personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

 

Vem som kan komma att få ta del av dina personuppgifter

Dina personuppgifter delas enbart med andra i den mån det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

Om dina personuppgifter delas med någon som behandlar dem för vår räkning säkerställer vi genom personuppgiftsbiträdesavtal att personuppgifterna inte behandlas för andra ändamål än avtalat.

 

Hyresvärdar

Om du förmedlas som hyresgästförslag kommer dina personuppgifter att delas med aktuell hyresvärd. Dina personuppgifter kan delas innan ett hyresgästförslag skickas om det är nödvändigt för bostadsförmedlingsprocessen, exempelvis vid visningslistor. Hyresvärden är personuppgiftsansvarig för sin behandling.

 

Bolagets ägare, uppdragsgivare, och andra myndigheter

För ändamålet bolagets rättsliga förpliktelser kan dina personuppgifter komma att delas med bolagets styrelse, ägare, uppdragsgivare och andra myndigheter.

 

Våra leverantörer

För ändamålet direkt marknadsföring och kundundersökningar kan dina personuppgifter komma att delas med de företag som hjälper oss med marknadsföringen eller undersökningen.

Dina personuppgifter kan komma att delas med leverantörer av våra IT-tjänster (nödvändig drift, teknisk support, och underhåll) samt med företag som tillhandahåller och hjälper oss med betalningslösningar, såsom banker.

Dina personuppgifter kan i övrigt komma att delas med underleverantörer för marknadsförings-, informations- och uppföljningsändamål.

 

Allmänheten

Den som begär ut en allmän handling från oss kan komma att ta del av dina personuppgifter, se nedan rubrik.

 

Allmänna handlingars offentlighet

Vi är ett kommunalt bolag och omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar som är inkomna till oss eller upprättade av oss som huvudregel är allmänna. Vi är skyldiga att lämna ut allmänna handlingar i den mån de inte omfattas av sekretess. Det innebär att den som begär ut en allmän handling från oss kan komma att ta del av dina personuppgifter. Det står var och en fritt att begära ut allmänna handlingar.

Allmänna handlingar ska enligt arkivlagen som huvudregel bevaras. Detta omfattar även allmänna handlingar som innehåller personuppgifter.

 

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi behandlar inte dina personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna samlades in och behandlas.

Dina personuppgifter kan dock behöva sparas av oss under en längre period i den mån de måste behandlas av oss för arkivändamål. Allmänna handlingar ska enligt arkivlagen som huvudregel bevaras. Detta omfattar även allmänna handlingar som innehåller personuppgifter.

I vår arkiv- och gallringsplan finns aktuella tidsfrister för de allmänna handlingar som efter viss tid får gallras (raderas).

Vi är skyldiga att spara räkenskapsinformation där personuppgifter kan förekomma i sju år enligt bokföringslagen.

Vi raderar eller anonymiserar personuppgifter som det inte längre finns rättslig grund att behandla.

 

Överföring till tredje land

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Trots detta kan det förekomma att vissa av våra leverantörer har en del av sin verksamhet i länder utanför Sverige eller EU/EES (”tredje land”). I de fall personuppgifter behandlas i tredje land vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförd data hanteras enligt gällande lag. Det finns länder vilka EU-kommissionen har beslutat uppfyller den nivå på skydd som krävs. Vi säkerställer adekvat skyddsnivå antingen genom detta beslut från EU-kommissionen eller användandet av lämpliga skyddsåtgärder (exempelvis genom avtal med leverantören).

 

Dina rättigheter och hur du kan utöva dem

Du har ett antal rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Dessa beskrivs kort nedan.

Kontakta oss om du vill utöva dina rättigheter.

 

Rätt till information

Du har rätt till information om hur dina personuppgifter behandlas av oss, vilket du får genom denna text.

 

Rätt till tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att få veta om vi behandlar dina personuppgifter. Du har även rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig (s.k. registerutdrag).

 

Rätt till rättelse

Om dina personuppgifter är felaktiga har du rätt att få dessa rättade av oss.

Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter som är relevanta med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Om du är registrerad som bostads- eller medsökande kan du rätta många av dina personuppgifter själv på Mina sidor.

 

Rätt till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. Vi kan dock inte tillmötesgå din begäran om radering om dina personuppgifter behövs för våra rättsliga förpliktelser eller i arkiveringssyfte (se ovan under Allmänna handlingars offentlighet och sekretess).

 

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt till begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Så är exempelvis fallet om du invänt att personuppgifterna är felaktiga.

 

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har rätt att göra invändningar mot personuppgiftsbehandling om dig som grundar sig på de rättsliga grunderna uppgift av allmänt intresse eller berättigat intresse (se ovan).

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring, inklusive profilering vilken har ett samband med sådan direkt marknadsföring.

 

Rätt till dataportabilitet

Du har i vissa fall rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, samt rätt att vi överför dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

 

Rätt att inkomma med klagomål

Du har rätt att när som helst inkomma med klagomål på vår personuppgiftsbehandling, antingen direkt till oss eller till Integritetsskyddsmyndigheten.

 

Läs mer om dina rättigheter

Du kan läsa mer om dina rättigheter och hur du kan utöva dem på IMY:s webbplats.

https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/

 

Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (tidigare Datainspektionen) är tillsynsmyndighet och ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen.

Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna in ett klagomål till IMY. Det kan du göra via e-post imy@imy.se eller på hemsidan www.imy.se.